Es imprescindible hacer un seguimiento de los gastos de alquiler cuando se invierte en bienes inmuebles. La mayoría de los inversores en propiedades de alquiler son diligentes a la hora de vigilar los ingresos mensuales por alquiler, sin embargo, muchos de ellos descuidan el seguimiento de los gastos asociados a sus propiedades.
Mantener un registro adecuado de sus gastos de arrendamiento es esencial para optimizar su deducción fiscal por propiedades en alquiler. Puede acabar pagando su error gastando menos de lo que debería.
"¿Sabe usted que, según el sitio de información jurídica Nolo.com, si una deducción fiscal de 100 dólares no se reclama, un propietario típico de clase media acabaría pagando 25 dólares más en forma de impuestos federales adicionales?
Sin embargo, mantener un registro detallado de las deducciones fiscales puede ser un proceso que requiera mucho tiempo, y rellenar los formularios fiscales adecuados para sacar el máximo provecho no es una tarea fácil. La situación es aún peor sin un sistema de seguimiento de rentas o gastos, que te permitirá organizar todos los documentos críticos y mantener un registro completo de ingresos e informes de gastos sobre la marcha.
Nos complace informarle de que el seguimiento de sus gastos de inversión inmobiliaria será muy sencillo si utiliza la mejor herramienta de gestión diseñada específicamente para ello. En este artículo, veremos las formas de hacer un seguimiento de los gastos de su inversión inmobiliaria para que pague los menos impuestos posibles y pueda ahorrar más dinero para sus objetivos a largo plazo.
4 razones para controlar los gastos de su propiedad de inversión
Cuando se trata de sacar el máximo partido a su inversión inmobiliaria, asegúrese de divulgar al máximo su información financiera. Los inversores inmobiliarios deben llevar un buen registro que les ayude con sus inversiones.
- Mantener registros precisos garantiza que no se pase por alto ninguna deducción fiscal y que no se acabe pagando demasiado en impuestos.
- Tener a mano todos sus registros financieros y de alquiler le permite controlar con precisión la rentabilidad de su propiedad de inversión y reduce las posibilidades de cometer errores al presentar sus declaraciones de impuestos.
- Tendrá acceso a datos financieros más precisos y actualizados, lo que le permitirá hacer planes financieros y alcanzar sus objetivos financieros.
- Si una empresa como "IRS Audits" lleva a cabo una auditoría, se espera que usted demuestre que sus reclamaciones de renta son válidas. Si no puede presentar pruebas de su reclamación, ésta puede considerarse poco fiable y, en ese caso, se le puede exigir el pago de más impuestos y una multa.
Registros de la propiedad alquilada: ¿qué hay que guardar y durante cuánto tiempo?
Existen numerosas razones para que los inversores inmobiliarios mantengan registros detallados de los gastos relacionados con sus propiedades de inversión. Pero la verdadera cuestión es "qué registro debe llevarse y durante cuánto tiempo"
Por seguridad, yo diría que "Todo".
Sin embargo, hay dos tipos principales de registros que el propietario de un inmueble debe tener.
- Registros detallados de ingresos y gastos: relacionados con los alquileres individuales, que suelen figurar en una cuenta de resultados comúnmente denominada "P&L".
- Respaldo o documentos jus tificativos: extractos de cuentas bancarias y tarjetas de crédito, así como recibos de otros gastos que respalden las cifras que aparecen en la cuenta de pérdidas y ganancias para justificar las cifras.
Aún así, debe conservar algunos documentos, aparte de los recibos y las declaraciones de ingresos, a largo plazo. Algunos ejemplos de estos documentos son:
- Arrendamientos de inquilinos, tanto actuales como pasados.
- Lleve un registro de todas las comunicaciones que tenga con sus clientes de alquiler.
- Impuestos del año pasado
- Inmuebles cotizados
- Pólizas de seguro
- Documentos relacionados con la ley, como sanciones, registros de inspección y expedientes de casos
Suena bastante sencillo, ¿verdad? Uno puede fácilmente empantanarse en un registro tan meticuloso. Sobre todo si se tienen en cuenta los distintos costes que conlleva, tanto si se trata de la primera como de la única propiedad de alquiler.
La mejor manera de llevar un control de los gastos de la propiedad alquilada
El papeleo es numeroso y difícil de mantener al día para hacer un seguimiento adecuado de los costes asociados a las propiedades en alquiler. Es especialmente difícil para los inversores noveles. Además, para los propietarios de una o dos viviendas, o quizás más de una, puede bastar con una simple hoja de cálculo.
Hay muchas ventajas asociadas con el uso de software de contabilidad en línea cuando se trata de seguir los gastos inmobiliarios, donde algunos de los software más eficaces para la gestión de propiedades son gratuitos.
Los 3 métodos de seguimiento de gastos de propiedad más utilizados son los siguientes:
- Hojas de cálculo
- Herramientas para la gestión de los gastos inmobiliarios
- Software para el seguimiento de los gastos de la empresa
Aunque cada una tiene sus propias ventajas, mientras que las herramientas de gastos inmobiliarios ofrecen una funcionalidad más sólida que las hojas de cálculo, el software de seguimiento empresarial, por su parte, ofrece funciones más avanzadas. Voy a hablar de cada uno de ellos para identificar sus ventajas y desventajas.
Hojas de cálculo
Hacer un seguimiento de los gastos relacionados con las propiedades en alquiler utilizando hojas de cálculo es bastante fácil, ya que a menudo vienen con plantillas para empezar. La mayoría de los nuevos inversores empiezan creando una hoja de cálculo, que puede crearse con Google Sheets, Microsoft Excel, Numbers u OpenOffice. Además, se puede personalizar según sea necesario.
El proceso de añadir manualmente los gastos en las hojas de cálculo parece inicialmente sencillo, sin embargo, la mayoría de las empresas creen que el trabajo administrativo ocupa una cantidad de tiempo desmesurada.
Siga leyendo para conocer las opciones alternativas.
Alternativa a la hoja de cálculo para el seguimiento de los gastos inmobiliarios
Hoja de cálculo de gastos de Zillow - En primer lugar, está disponible de forma totalmente gratuita. Mantén tus libros en orden usando esta práctica hoja de cálculo que es personalizable en base a las necesidades de tu negocio.
Esta hoja de cálculo está en estilo Excel y está destinada a los propietarios que tienen de 1 a 5 unidades de alquiler.
Como extra, el programa se integra con "Zillow Rental Manager" para poder cobrar el alquiler online. Para que este programa funcione, es necesario tener la última versión de "Microsoft Office" en el dispositivo digital que se utilice.
Herramientas de gastos de propiedad
El seguimiento de los ingresos y los gastos de una propiedad puede realizarse con varios rastreadores de alquiler, pero el más popular es, con diferencia, "Landlord Studio", ya que permite a los usuarios generar informes, controlar a los posibles inquilinos, el cobro de los alquileres, las notificaciones, gestionar a los inquilinos y los clientes potenciales de forma centralizada, así como llevar un control de los gastos.
Software alternativo
Los programas informáticos de contabilidad, como "TurboTax, Quicken y Tiller Money", ofrecen funciones esenciales a los propietarios de varios inmuebles.
Quicken
Quicken está equipado con módulos integrados que puede personalizar y utilizar como talonario de cheques electrónico y realizar pagos en línea registrándose.
Dinero de la caña de azúcar
Con Tiller Money, puedes sincronizar automáticamente las transacciones y la información financiera con Google Sheets o Excel, ofreciendo una alternativa más sofisticada a la hoja de cálculo de Zillow.
Software de seguimiento de los gastos de la empresa
Entre el software más popular utilizado para el seguimiento de los negocios, los gastos son "QuickBooks". Ofreciendo una amplia variedad de características para los propietarios, QuickBooks va más allá de la simple nómina y el software de contabilidad que se puede utilizar con un sistema basado en la nube de seguimiento de los gastos. Las principales características son las siguientes:
- Los gastos se clasifican automáticamente
- La flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar
- Escaneado de recibos sencillo y rápido
- Capacidad para manejar múltiples usuarios
Uno de los aspectos más difíciles del registro de datos financieros es la introducción de recibos. A menudo, los empleados extravían u olvidan los recibos, lo que provoca un caos en las finanzas y dificulta las deducciones fiscales.
Sin embargo, al utilizar QuickBooks, sus empleados pueden simplemente tomar una foto y el recibo se guardará y clasificará automáticamente.
Las nóminas también desempeñan un papel crucial en el seguimiento de los gastos. Asegúrese de que la plataforma ofrece un procesamiento automatizado de las nóminas, cálculos precisos, informes fiscales y depósito directo en el mismo día. Con la automatización de las nóminas, los salarios pueden calcularse más rápidamente y los errores humanos pueden minimizarse.
Además, siempre podrá ajustar y conciliar sus finanzas para garantizar un mejor registro y una mayor precisión en el control del tiempo.
Software de gestión de la propiedad
El software de gestión inmobiliaria permite a los inversores y administradores de propiedades gestionar los contratos de arrendamiento, los inquilinos, mantener las propiedades, cobrar el alquiler, así como gestionar las finanzas, con el fin de minimizar los gastos y hacer que las operaciones sean más eficientes.
Dado que se genera una cantidad tan grande de dinero a partir del alquiler de propiedades residenciales, no es de extrañar que hayan surgido varias empresas de software que permiten a los administradores de propiedades, a los propietarios y a los inversores gestionar sus propiedades, no sólo para comunicarse con los inquilinos, sino también para preparar la temporada de impuestos.
Aquí está la lista de los 5 mejores software de gestión de propiedades en alquiler. Algunos de ellos son gratuitos y otros no por sus características avanzadas.
- Alternativa gratuita - TurboTenant y Stessa
- La mejor aplicación en la nube - Yardi Breeze
- La mejor opción para unas pocas propiedades - SimplifyEm
- Lo mejor para viviendas unifamiliares - PropertyWare
- La mejor opción para las propiedades comerciales - Software MRI
- Aplicación con muchas funciones - AppFolio
- El mejor de la clase - Buildium
Además de las dos opciones gratuitas disponibles, es probable que los propietarios encuentren en "Stessa" una excelente herramienta para la gestión de las propiedades y las finanzas, así como para llevar un registro de los ingresos y los gastos. La aplicación es 100% gratuita y también está disponible para iOS y Android.
"Stessa" permite tanto a los principiantes como a los inversores experimentados conocer mejor las posibilidades de inversión. Lo mejor es que puede configurar rápidamente el seguimiento de las propiedades para automatizar los ingresos y los gastos, junto con informes fiscales y contables personalizados para obtener el máximo beneficio y eficiencia fiscal.
Preguntas frecuentes
Pregunta 1: ¿Qué es una propiedad de inversión?
Respuesta: Una propiedad de inversión es una propiedad, ya sea una casa o un terreno, que se mantiene con el propósito de generar ingresos, apreciar su valor, o tal vez ambas cosas. Es una propiedad deshabitada, cuyos bienes y servicios no se consumen.
Pregunta 2: ¿Se puede considerar el terreno como un bien de inversión?
Respuesta: Los bienes de inversión se compran con el propósito de venderlos para obtener un beneficio. Los objetos de colección, las acciones y los bonos entran en esta categoría.
Pregunta 3: ¿Los bienes de inversión se consideran activos materiales?
Respuesta: Las propiedades de inversión se refieren a los activos utilizados para generar ingresos por alquiler o crecimiento del capital. Puede haber excepciones si es imposible determinar un valor razonable con precisión.